ניהול וועד בניינים משותפים, ודאי מגדלי מגורים, אינו עניין פשוט או שולי. לוועד הבית תחומי אחריות לא מעטים וחשובים, ועליו להיות מיומן, עירני וממוקד כאשר הוא פועל במסגרת תפקידו. נעזור לכם להבין מהם תפקידיו של וועד הבית, מה נמצא בתחום אחריותו ואיך נכון ויעיל להתמודד עם אלו.
ובכן, ראשית וועד הבית אחראי לקליטת העובדים ובעלי המקצוע בבניין. עליו לאתר, לבחור ולגייס את עובדי התחזוקה והאחזקה, הניקיון, הגינון, החשמל, האינסטלציה, השיפוצים, ההדברה וכמובן, מערכות הבניין השונות. נשמע לא מעט? חכו, רק מתחילים…
גם לאחר שגויסו בעלי המקצוע השונים, יש לפקח עליהם – האם הם מבצעים את עבודותיהם בצורה האופטימלית עבור הבניין? האם התמחור שלהם הוגן וראוי? האם הם מאפשרים אחריות על עבודתם לאורך זמן תוך חזרה במידת הצורך, גם ללא עלות?
ממשיכים… לאחר שגויסו בעלי המקצוע ועשו עבודתם, יש לשלם להם: התשלומים השונים צריכים להיגבות מהדיירים וגם כאן, פועל וועד הבית במלוא העוצמה. עליו לגבות בהוראות קבע שונות, בהמחאות (צ’קים) או אפילו במזומן ועל הדרך להתמודד עם דיירים סרבנים, עיכובים בתשלום, וויכוחים הנוגעים מהצורך להעלות את דמי הוועד עבור גבייה חריגה או פרויקטים מיוחדי, ועוד ועוד.
אבל זה לא הכל, כי על וועד הבית גם להיות מגשר בין סכסוכי שכנים – מריבות על חנייה, רעשים, תיקונים וטיפולים בלובאי הקומות השונים ועוד, וכמובן לתת מענה לבעיות ספציפיות המתרחשות באופן תכוף במגדלי מגורים (בין היתר הרחקות יונים, וונדליזם, גניבות והשחתת לובאים וכד’). אתם כבר מזיעים רק מלקרוא על העבודה הקשה המצפה לוועד בניין? ברור. אבל התאזרו בסובלנות, כי יש עוד…
בהתאמה לגדלי הבניין, ישנן מערכות שונות הדורשות גם הן תחזוקה רציפה, איכותית ומדויקת של בעלי המקצוע הנכונים (ולכל אחד מהמערכות העלויות השונות שלה, כמובן): מעליות, אינטרקום, משאבות מים, מז”חים, מערכות כיבוי-גילוי, גנרטורים, דחסני אשפה, מפוחי אוויר, לוחות חשמל, מערכות סולאריות… סמכו עלינו, הרשימה הזו ארוכה במיוחד, זה רק תקציר עניינים. ואם כך, כאשר מבינים את גודל האחריות והמשימה, אי אפשר שלא להבין כי מדובר במשרה מלאההדורשת ידע, זמן, התמחות, התמדה ונחישות. וכל זאת, לא לשכוח, ללא תמורה ובהתנדבות… אמנם, אנחנו כאן כדי לקחת מכם את המכלול החשוב מאד הזה ולבצע אותו בצורה המיטבית והאידאלית תוך הענקת יתרונות עצומים בניהול הבניין שלכם, אבל לבנתיים (עד שניקח מכם את הבניין. צלצלו אלינו, מהר) הנה כמה טיפים לניהול מקצועי.
תנו לנו לעזור לכם: עשרה טיפים חשובים לניהול וועד בית בצורה מקצועית
אם יודעים, לא מתלוננים. ההיבט החשוב ביותר בניהול מבנים הוא הפסיכולוגיה האנושית. אנשים רוצים לדעת, להיות בתוך תהליך קבלת ההחלטות, גם אם התהליך אינו קריטי או חשוב במיוחד עבורם. לכן, פתחו קבוצת ווצאפ לכלל דיירי הבניין (אתם כמובן מנהלים אותה, ומאפשרים לעצמכם סינון תגובות מסוימות). הודיעו לדיירים על פעולות המתבצעות – החל מהדברה ועד לתיקונים שבוצעו בבניין. התחושה שיש “מנהל רציני” העובד באחזקת הבניין תייצר מינימום חיכוך לצד שביעות רצון גבוהה אצל הדיירים, ותאפשר לכם להיות עם האצבע על הדופק על צרכיו השונים של הבניין.
טבלאות זה לא רק שוקולד. יש לכם המון מידע לנהל: מי שילם וכמה, מה נותר ואיך. מבחינתכם, גם אם יעירו אתכם באמצע הלילה (ויעירו. הוו, כמה שיעירו), אתם חייבים לדעת כמה שולם לבעלי המקצוע השונים,, כמה צריך לרדת וכמה נשאר בתקציב הבניין. המידע חייב להיות ברור וצופה פני עתיד- מה צפי הכניסה של כסף עתידי מגבייה, מה יהיו ההורדות השונות. ניהול תקציב מדויק לא יכול להתרחש בלי מדדים ספציפיים ובלי תיעוד כירורגי של ההוצאות מול ההכנסות. האקסל (הטבלה, לא המשקה) חייב להפוך לחבר הטוב ביותר שלכם. אין לכם את המיומנות? קחו מישהו שמבין. סמכו עלינו, זה הלחם והחמאה של ניהול תקציב.
עצור, דו”ח לפניך. את כל האמור בטיפ הקודם, אתם מכניסים לתוך דו”חות. אלו יאפשרו לכם שקיפות מול הדיירים ויעזרו לכם להבין לאן מועדות פני הבניין: האם אתם בדרך לקריסה בשל הוצאות גדולות מול הכנסות, או שיש לכם פלוס יפה בחשבון (איתו אפשר להתחיל לבצע פרויקטים מיוחדים ונקודתיים עבור הבניין. מה למשל? שכלול פינות ישיבה בלובי, בבניינים גדולים במיוחד אפשר להיסחף עם ג’ימבורי לילדים או מועדון דיירים איכותי ועוד…).
היו יהודים אמיתיים: אל תהססו להתמקח. זקוקים לבעל מקצוע בבניין? קבלו מספר הצעות מחיר מספקים שונים. הבינו בדיוק מה תקבלו עבור השירות מכל אחד מהם, סמנו את האחד בעל היתרון היחסי (והמוניטין, חשוב מאד) ואז, בקשו עוד קצת הנחה…
קשיחות היא לא מילה גסה. אתם חייבים להבין: אתם גובי החובות של הבניין ואתכם, לא מתעסקים. הקפידו לקבוע תאריך מסודר לגביית דמי הוועד (קבעו את המועד בעצמכם ואל תסטו ממנו) ודרשו העברה אוטומטית בכל חודש. האפשרות הטובה ביותר? הוראת קבע באשראי. אפשרות סבירה נוספת? הוראת קבע בהעברה בנקאית. אם אחד הדיירים מעוניין בהמחאות, אתם מסכימים רק אם מדובר ב – 12 המחאות מראש. אתם לא רודפים אחרי אף אחד.
תנאים של חיבה. תנאים של תשלום. כן, אתם רוצים את הטוב ביותר עבור הבניין שלכם וזה לא יוכל לקרות בלי תשלום רציף, קבוע ובזמן. אז שוחחו עם בעלי הדירות בבניין המשכירים את הדירה והורו להם להתנות את השכרת הדירה בתשלום דמי הוועד, זוהי ערובה מצוינת לקבלת דמי הוועד בזמן.
חשבון על החשבון. אתם גוף כלכלי לכל דבר ועניין. ואם כבר מדברים, גם גוף משפטי. אז התנהגו בהתאם – פתחו חשבון בנק על שם הוועד ופעלו דרכו. העברות כספיות? אליו. צבירת יתרה? במסגרתו. הפקת דו”חות חודשיים ופרסומם? באמצעות החשבון. לא כל הבנקים חובבים חשבונות וועד או מאפשרים פעולות מתקדמות באמצעותו (העברות דיגיטליות למשל), לכן, אתרו את אלו הנוחים לעבודה ופתחו אצלם.
בטוח שביטוח. אי אפשר להדגיש את הטיפ הזה יותר מדי: אל. תעשו. דבר. ללא. ביטוח.
כל פינה בשטחים המשותפים חייבת להיות מבוטחת. מספיקה מעידה אחת של אורח (או דייר) ששבר יד או רגל, כדי שדיירים יצטרכו להכניס את היד לכיס (וודאי חברי הוועד). גם אחריות חברי הוועד צריכה להיות מעוגנת בביטוח, כדי לא להיות אחראים לתביעה אישית.
ואיך לא: המעליות. מעליות הפועלות ללא ביטוח יכולות אולי להוזיל את העלות החודשית של הבניין, אבל קלקול או צורך בהחלפה של חלק משמעותי אחד יחייבו גיוס כסף גדול (מאד) מכלל הדיירים. ביטוח כולל חלפים, או מקיף מספיק (בדקו את האפשרויות מול חברת המעליות) יעשה טוב לכולם.
אל תהיו לבד. ניהול וועד, גם במגדלי מגורים סטנדרטיים, אינו עניין של מה בכך. לקחתם על עצמכם את תפקיד הוועד? צרפו (דרשו, למעשה) שותף לניהול המבנה. מישהו להיות אתכם “תחת האלונקה”. החשיבות רבה – גם להורדת עומס העבודה, גם לחלוקת משימות וגם ליכולת לחלוק את התובנות השונות בנוגע למתרחש בבניין.
שכחו את כל מה שנכתב עד לכאן, ופשוט צלצלו אלינו. אנחנו מניחים שכל האמור לעיל האיר לכם את האחריות הרבה העומדת לפתחו של וועד. כמי שעוסקים בניהול המבנה, אתם גוף משפטי-כלכליג עם אחריות רבה ודרישות תובעניות במיוחד. מעבר לכך, התגמול אינו פרופורציונלי להשקעה וכפיות הטובה יכולה להתבטא בתלונות וטרוניות אינספור גם כאשר נעשית עבודה קשה ומרובה.
הפתרון: חברת ניהול מקצועית, מיומנת, איכותית ומתקדמת. כזו שאינה רק מנהלת ומתחזקת את הבניין, אלא משביחה אותו בכל רגע נתון. כזו היכולה לתת לכם טיפים לניהול הבניין, אבל לא פחות חשוב, לעשות זאת בצורה הטובה ביותר והמובילה בתעשייה.
דברו איתנו עוד היום וקבלו הצעת מחיר לניהול הבניין שלכם.